W ramach tzw. tarczy 4.0 czyli ustawy z 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19, przewidziano rozwiązanie dające zakładom pracy możliwość zaoszczędzenia na wydatkach związanych z działalnością socjalną. Na mocy wszakże wprowadzonego przywołanym aktem prawnym art. 15ge do ustawy antykryzysowej, pracodawcy w rozumieniu art. 3 K.p., u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych, o którym mowa w art. 15g ust. 9 ustawy antykryzysowej lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, o którym mowa w art. 15gb ust. 2 ustawy antykryzysowej, mają prawo do:
- zawieszenia, w porozumieniu z organizacjami związkowymi, w czasie COVID-19, niektórych obowiązków dot. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i innych funduszy, które mają socjalny charakter;
- niestosowania – w czasie COVID-19, postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania ustalających wyższą niż wymagana ustawowo wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym.
W tym drugim przypadku – w opinii resortu pracy – pracodawcy powinni stosować ustawowe podstawy naliczania odpisów na zfśs.
W razie natomiast całkowitego zawieszenia (na czas określony) tworzenia zfśs, wystąpić może konieczność proporcjonalnego naliczenia / przeliczenia odpisów socjalnych. Dotyczy to sytuacji, gdy wspomniane zawieszenie będzie trwało przez część roku (bo np. nastąpi w trakcie roku).
Jeśli pracodawca odprowadził już pierwszą i/lub drugą ratę odpisów na wyodrębnione konto zfśs i dopiero po tym fakcie zawiesi tworzenie zfśs, wówczas wymusi to skorygowanie (wycofanie) środków przeznaczonych na zakładową działalność socjalną. Z uwagi na fakt, iż powszechnie obowiązujące przepisy nie wskazują jak tego dokonać, to uznaje się, iż właściwa będzie tu każda metoda zachowująca „zasadę proporcjonalności”. Pokażmy to na przykładzie:
Załóżmy, że łódzka spółka z o.o. zatrudniająca 85 osób w przeliczeniu na pełne etaty (w normalnych warunkach):
- na koniec maja 2020 r. odprowadziła pierwszą ratę w kwocie 98.829,08 zł (85 etatów x 1.550,26 zł x 75%);
- na mocy art. 15ge ustawy antykryzysowej zawiesiła w okresie od 1 sierpnia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r. tworzenie zfśs.
W rozstrzyganym przypadku „proporcjonalny” całoroczny odpis na zfśs za 2020 r. powinien wynieść 76.867,06 zł, zgodnie z wyliczeniem:
85 etatów x 1.550,26 zł x 7/12.
Z uwagi na powyższe, spółka z o.o. może wycofać z rachunku zfśs kwotę 21.962,02 zł (98.829,08 zł – 76.867,06 zł).
Przypomnijmy, że zgodnie z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs). Obowiązek ten obejmuje również pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników, w przypadku gdy zawnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa. Natomiast w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych fundusz taki jest tworzony bez względu na liczbę pracowników. Na rzecz zfśs pracodawca ma obowiązek dokonywać coroczne odpisy podstawowe, a także może dokonywać zwiększeń wskazanych w ustawie. Przepisy dają też możliwość wypłacania świadczenia urlopowego przez pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników.
